Wie auch in Exchange, ist es bei Office 365 möglich eine automatische Signatur/Disclaimer hinzuzufügen. Ihr müsst dazu folgendermaßen vorgehen:
Office 365 Signatur konfigurieren
Im Office 365 Portal anmelden (https://login.microsoftonline.com/) und die Administrator Seite aufrufen
Im unteren Teil des linken Menüband, „Exchange“ wählen.
Zum Hinzufügen einer Office 365 Signatur muss eine neue Regel angelegt werden, dazu „Haftungsausschlüsse anwenden“ auswählen.
Nachdem ein Name vergeben wurde, muss ausgewählt werden wann die Regel angewendet werden soll. Die meisten werden sicherlich „Der Empfänger befindet sich…“ oder „[Auf alle Nachrichten anwenden]“ auswählen. Ich möchte das alle externen Empfänger einen Disclaimer sehen und wähle daher ersteres.
Als Empfängerstandort wähle ich „Außerhalb der Organisation“.
Das Anlegen der eigentlichen Signatur funktioniert über den Link „Text eingeben…“
Man kann nun die Office 365 Signatur anlegen. Normalen Text kann man einfach eingeben. Variablen werden von doppelten Prozentzeichen eingefasst (z.B. %%firstname%%). Die wichtigsten werde ich am Ende des Artikels einfügen. Verwendet werden die unter den Office 365 Benutzereinstellungen oder Active Directory konfigurierten Werte.
Es kann an dieser Stelle auch direkt eine HTML Signatur eingefügt werden, ein Beispiel findet ihr ganz unten.
Als nächstes muss gewählt werden, wie verfahren werden soll wenn die Signatur nicht angehangen werden kann. Da die Einstellungen nicht alle Eindeutig sind, gehe ich kurz darauf ein.
| Aktion | Beschreibung |
| Umbrechen | Wenn die Signatur nicht angehangen werden kann, wird die Nachricht in einer neuen Nachricht eingebettet und die Signatur dann angehangen. |
| Ablehnen | Wenn die Signatur nicht angehangen werden kann, wird die Nachricht nicht versandt. Der Absender erhält eine Mitteilung, dass die Nachricht nicht versendet werden konnte. |
| Ignorieren | Wenn die Signatur nicht angehangen werden kann, wird die Nachricht ohne Signatur versandt. |
Zum Schluss noch speichern.
Signatur Variablen
Wie versprochen noch eine Liste der meist gebrauchten Variablen. Wie schon oben genannt, müssen Variablen in doppelten Prozentzeichen eingeklammert werden, z.B. %%Firstname%%
| Variablen |
| Firstname |
| Lastname |
| Displayname |
| Initials |
| Title |
| City |
| Zipcode |
| Country |
| Street |
| Office |
| Phonenumber |
| Otherphonenumber |
| Faxnumber |
| Company |
| Department |
HTML Signatur
Eine fertige simple HTML Signatur habe ich in folgender Tabelle dargestellt. Der Code kann einfach in Office 365, wie zuvor gezeigt, als Signatur eingefügt werden. Achtet noch darauf die Webseite zu ändern.
| Beispiel | HTML Code |
 |
<style><!--/* Font Definitions */@font-face {font-family:"Cambria Math"; panose-1:2 4 5 3 5 4 6 3 2 4;}@font-face {font-family:Calibri; panose-1:2 15 5 2 2 2 4 3 2 4;}/* Style Definitions */p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal {margin:0cm; margin-bottom:.0001pt; font-size:11.0pt; font-family:"Calibri",sans-serif; mso-fareast-language:EN-US;}a:link, span.MsoHyperlink {mso-style-priority:99; color:#0563C1; text-decoration:underline;}a:visited, span.MsoHyperlinkFollowed {mso-style-priority:99; color:#954F72; text-decoration:underline;}span.E-MailFormatvorlage17 {mso-style-type:personal-compose; font-family:"Calibri",sans-serif; color:windowtext;}.MsoChpDefault {mso-style-type:export-only; font-family:"Calibri",sans-serif; mso-fareast-language:EN-US;}@page WordSection1 {size:612.0pt 792.0pt; margin:70.85pt 70.85pt 2.0cm 70.85pt;}div.WordSection1 {page:WordSection1;}--></style><!--[if gte mso 9]><xml><o:shapedefaults v:ext="edit" spidmax="1026" /></xml><![endif]--><!--[if gte mso 9]><xml><o:shapelayout v:ext="edit"><o:idmap v:ext="edit" data="1" /></o:shapelayout></xml><![endif]--></head><body lang=DE link="#0563C1" vlink="#954F72"><div class=WordSection1><p class=MsoNormal>%%Firstname%% %%Lastname%%<o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><b><o:p> </o:p></b></p><p class=MsoNormal>Title<o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><b><o:p> </o:p></b></p><p class=MsoNormal>Tel.: %%Phonenumber%%<o:p></o:p></p><p class=MsoNormal>Fax: %%Faxnumber%%<o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><o:p> </o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;color:#7F7F7F;mso-style-textfill-fill-color:#7F7F7F;mso-style-textfill-fill-alpha:100.0%'>%%Company%%<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;color:#7F7F7F;mso-style-textfill-fill-color:#7F7F7F;mso-style-textfill-fill-alpha:100.0%'>%%Street%%<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;color:#7F7F7F;mso-style-textfill-fill-color:#7F7F7F;mso-style-textfill-fill-alpha:100.0%'>%%Zipcode%% %%City%%</span><span style='color:#7F7F7F;mso-style-textfill-fill-color:#7F7F7F;mso-style-textfill-fill-alpha:100.0%'><o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt'>www.Ihrewebseite.de<o:p></o:p></span></p></div></body> |
Guten Morgen Christoph,
Vielen Dank für den Beitrag – klasse erklärt! 🙂
Gruß Johannes