01 Apr

Office 365 automatische Signatur/Disclaimer

Wie auch in Exchange, ist es bei Office 365 möglich eine automatische Signatur/Disclaimer hinzuzufügen. Ihr müsst dazu folgendermaßen vorgehen:



Office 365 Signatur konfigurieren

 

Im Office 365 Portal anmelden (https://login.microsoftonline.com/) und die Administrator Seite aufrufen

 

Office 365 Signatur - 1

 

Im unteren Teil des linken Menüband, „Exchange“ wählen. 

 

Office 365 Signatur - 2

 

Zum Hinzufügen einer Office 365 Signatur muss eine neue Regel angelegt werden, dazu „Haftungsausschlüsse anwenden“ auswählen. 

 

Office 365 Signatur - 3

 

Nachdem ein Name vergeben wurde, muss ausgewählt werden wann die Regel angewendet werden soll. Die meisten werden sicherlich „Der Empfänger befindet sich…“ oder „[Auf alle Nachrichten anwenden]“ auswählen. Ich möchte das alle externen Empfänger einen Disclaimer sehen und wähle daher ersteres.

 

Office 365 Signatur - 4

 

Als Empfängerstandort wähle ich „Außerhalb der Organisation“.

 

Office 365 Signatur - 5

Das Anlegen der eigentlichen Signatur funktioniert über den Link „Text eingeben…“

 

Office 365 Signatur - 6

 

Man kann nun die Office 365 Signatur anlegen. Normalen Text kann man einfach eingeben. Variablen werden von doppelten Prozentzeichen eingefasst (z.B. %%firstname%%). Die wichtigsten werde ich am Ende des Artikels einfügen. Verwendet werden die unter den Office 365 Benutzereinstellungen oder Active Directory konfigurierten Werte.

Es kann an dieser Stelle auch direkt eine HTML Signatur eingefügt werden, ein Beispiel findet ihr ganz unten.

 

 

 Office 365 Signatur - 7

 

Als nächstes muss gewählt werden, wie verfahren werden soll wenn die Signatur nicht angehangen werden kann. Da die Einstellungen nicht alle Eindeutig sind, gehe ich kurz darauf ein.

AktionBeschreibung
UmbrechenWenn die Signatur nicht angehangen werden kann, wird die Nachricht in einer neuen Nachricht eingebettet und die Signatur dann angehangen.
AblehnenWenn die Signatur nicht angehangen werden kann, wird die Nachricht nicht versandt. Der Absender erhält eine Mitteilung, dass die Nachricht nicht versendet werden konnte.
IgnorierenWenn die Signatur nicht angehangen werden kann, wird die Nachricht ohne Signatur versandt.

 

 

Office 365 Signatur - 8

 

Office 365 Signatur - 9

 

Zum Schluss noch speichern.

 

 

Signatur Variablen

 

Wie versprochen noch eine Liste der meist gebrauchten Variablen. Wie schon oben genannt, müssen Variablen in doppelten Prozentzeichen eingeklammert werden, z.B. %%Firstname%%

 

Variablen
Firstname
Lastname
Displayname
Initials
Title
City
Zipcode
Country
Street
Office
Phonenumber
Otherphonenumber
Faxnumber
Email
Company
Department

 

 

HTML Signatur

 

Eine fertige simple HTML Signatur habe ich in folgender Tabelle dargestellt. Der Code kann einfach in Office 365, wie zuvor gezeigt, als Signatur eingefügt werden. Achtet noch darauf die Webseite zu ändern.

 

BeispielHTML Code
HTML Signatur Beispiel<style><!--
/* Font Definitions */
@font-face
{font-family:"Cambria Math";
panose-1:2 4 5 3 5 4 6 3 2 4;}
@font-face
{font-family:Calibri;
panose-1:2 15 5 2 2 2 4 3 2 4;}
/* Style Definitions */
p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal
{margin:0cm;
margin-bottom:.0001pt;
font-size:11.0pt;
font-family:"Calibri",sans-serif;
mso-fareast-language:EN-US;}
a:link, span.MsoHyperlink
{mso-style-priority:99;
color:#0563C1;
text-decoration:underline;}
a:visited, span.MsoHyperlinkFollowed
{mso-style-priority:99;
color:#954F72;
text-decoration:underline;}
span.E-MailFormatvorlage17
{mso-style-type:personal-compose;
font-family:"Calibri",sans-serif;
color:windowtext;}
.MsoChpDefault
{mso-style-type:export-only;
font-family:"Calibri",sans-serif;
mso-fareast-language:EN-US;}
@page WordSection1
{size:612.0pt 792.0pt;
margin:70.85pt 70.85pt 2.0cm 70.85pt;}
div.WordSection1
{page:WordSection1;}
--></style><!--[if gte mso 9]><xml>
<o:shapedefaults v:ext="edit" spidmax="1026" />
</xml><![endif]--><!--[if gte mso 9]><xml>
<o:shapelayout v:ext="edit">
<o:idmap v:ext="edit" data="1" />
</o:shapelayout></xml><![endif]--></head><body lang=DE link="#0563C1" vlink="#954F72"><div class=WordSection1><p class=MsoNormal>%%Firstname%% %%Lastname%%<o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><b><o:p>&nbsp;</o:p></b></p><p class=MsoNormal>Title<o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><b><o:p>&nbsp;</o:p></b></p><p class=MsoNormal>Tel.: %%Phonenumber%%<o:p></o:p></p><p class=MsoNormal>Fax: %%Faxnumber%%<o:p></o:p></p><p class=MsoNormal><o:p>&nbsp;</o:p></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;color:#7F7F7F;mso-style-textfill-fill-color:#7F7F7F;mso-style-textfill-fill-alpha:100.0%'>%%Company%%<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;color:#7F7F7F;mso-style-textfill-fill-color:#7F7F7F;mso-style-textfill-fill-alpha:100.0%'>%%Street%%<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt;color:#7F7F7F;mso-style-textfill-fill-color:#7F7F7F;mso-style-textfill-fill-alpha:100.0%'>%%Zipcode%% %%City%%</span><span style='color:#7F7F7F;mso-style-textfill-fill-color:#7F7F7F;mso-style-textfill-fill-alpha:100.0%'><o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:10.0pt'>www.Ihrewebseite.de<o:p></o:p></span></p></div></body>
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